Entregar la invitación de vuestra boda es un momento muy especial. Las emociones estarán a flor de piel y las felicitaciones, los abrazos y los brindis os llenarán el corazón.
Pero debes recordar que las invitaciones también son una herramienta clave que os ayudarán a organizar la boda. Lo más habitual es preguntar a vuestros familiares y amistades si aceptan o declinan la propuesta, pero más allá de su asistencia, hay información importante que debéis recabar para ofrecerles una experiencia de diez.
Por lo tanto, seguro que estás deseando conocer las 7 preguntas clave que debes hacer a cada persona invitada a la boda. Toma papel y boli:
01/ ¿Podrás asistir a la boda?
Cuando tengáis la lista de todas las personas con las que os gustaría compartir este día tan especial, es hora de entregar las invitaciones. Además de celebrar la gran noticia, cada persona invitada revisará su calendario para daros una respuesta.
Tener una idea clara de quiénes vendrán y quiénes no podrán estar es esencial para empezar a planificar el gran día. Por eso, te recomiendo poner una fecha límite para confirmar asistencia.
02/ Número y nombre de acompañantes
Conociendo el número de acompañantes que llevará cada persona invitada, podrás calcular el número total de asistentes. Lo cual es imprescindible para planificar la logística, como aforos, sillas, cantidad de alimentos…
Además, conocer los nombres de acompañantes te permitirá mencionarlos correctamente en el seating plan y los marcasitios (si decidís usarlos) evitando meteduras de pata.
03/ Restricciones alimentarias
Si vais a ofrecer alimentos y bebidas durante el gran día (por ejemplo, un picoteo o un banquete), tener información sobre alergias, intolerancias, dietas especiales o preferencias gastronómicas es esencial para velar por la salud y disfrute de las personas que acudan a la boda.
Enviar con la antelación adecuada estos datos al restaurante o catering permitirá adaptar los menús pertinentes.
04/ Necesidades especiales
Conocer las necesidades especiales de las personas invitadas, como accesibilidad, requerimientos médicos o cualquier otro aspecto que deba ser considerado, te ayudará a asegurar su comodidad y seguridad durante la boda.
Esta información también será importante para los proveedores que participarán durante toda la boda para que puedan adaptar lo necesario y que todas las personas disfruten del día por igual.
05/ Número de plazas y parada de autobús
Si planeáis ofrecer autobuses para los traslados de familiares y amistades, es importante conocer el número de personas que usarán este servicio para calcular cuántos autocares serán necesarios. Así como en qué parada cogerán el bus.
Conocer estos datos facilitará a la empresa de transportes calcular el recorrido óptimo, los tiempos necesarios y el presupuesto.
06/ Relaciones complicadas
Entender las relaciones familiares y dinámicas entre las personas invitadas puede ayudar a evitar situaciones incómodas durante la boda.
No es necesario que preguntes a cada asistente, pero si tienes conocimiento de alguna relación conflictiva, puedes anotarla para tenerla en cuenta a la hora de organizar las mesas, por ejemplo.
07/ Otras notas
Para finalizar, podéis hacer una pregunta abierta, por si alguien quiere haceros alguna sugerencia o quiere que tengáis en cuanta alguna otra cuestión que no hayáis preguntado.
Psst! Tip extra:
Recuerda anotar todas las respuestas en un mismo lugar para tener toda la información a mano. Aunque puedes usar un cuaderno, te recomiendo que optes por un excel. Así será más fácil enviar todos los datos a los proveedores de la boda.
De hecho, organizar la boda es mucho más sencillo con las herramientas adecuadas. Por eso he preparado un excel gratuito que reúne estas 7 preguntas clave y te permite guardar todas las respuestas de forma clara. Puedes descargarla a continuación:
